Demak – Sekretaris Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Demak, Tri Edi Utomo, menyampaikan pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Arsip merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi pemerintahan, terutama dalam mendukung kepastian hukum dan kualitas layanan publik.
Hal tersebut di sampaikan oleh Sekretaris Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Demak, Tri Edi Utomo pada kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan Bidang pada Dinkominfo Kabupaten Demak. Bertempat di Aula DPMPTSP Demak. Jum’at, (28/11/2025).
Mengingat pentingnya regulasi kearsipan yang harus dipatuhi oleh setiap perangkat daerah. Pihaknya menyoroti bahwa masih banyak contoh kasus di berbagai daerah yang menunjukkan pengelolaan arsip belum sesuai ketentuan, termasuk penghapusan arsip yang tidak prosedural.
“Pengelolaan arsip tidak bisa dilakukan hanya dalam satu atau dua tahun. Banyak arsip yang memiliki nilai guna jangka panjang, terutama yang berkaitan dengan aspek hukum,” tegasnya.
Pada kesempatan ini, ia juga mengapresiasi capaian arsip Dinkominfo Kabupaten Demak yang berhasil masuk 10 besar nasional dalam evaluasi kebijakan kearsipan. Namun demikian, ia mengingatkan bahwa capaian tersebut harus menjadi motivasi untuk terus memperbaiki tata kelola arsip di setiap bidang dan unit kerja.
Sementara Mustoriah Plt Kabid Kearsipan selaku narasumber menjelaskan secara rinci mengenai konsep dasar arsip, jenis media arsip, hingga problematika kearsipan yang sering terjadi.
Ia menekankan bahwa arsip tidak hanya berupa kertas, tetapi juga mencakup arsip digital, foto, audio, video, mikrofilm, serta media elektronik lainnya yang berkembang mengikuti kemajuan teknologi.
Mustoriah juga menyoroti realita masalah di banyak instansi, seperti arsip yang bercampur, sulit ditemukan, dan tidak tertata. Kondisi ini menuntut adanya penyusunan arsip dinamis yang efisien, sistematis, dan berbasis regulasi.
“Arsip inaktif harus diseleksi, ditata dalam boks, didaftar, lalu dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip sebelum dipindahkan ke Unit Kearsipan atau Record Center. Proses ini memastikan bahwa arsip yang sudah tidak digunakan sehari-hari tetap aman, tertata, dan mudah ditelusur kembali ketika dibutuhkan,” kata Mustoriah.
Pemusnahan hanya dapat dilakukan jika arsip tidak memiliki nilai guna, retensinya habis dan berketerangan dimusnahkan dalam JRA, tidak ada aturan yang melarang, tidak terkait perkara hukum.
Prosedur pemusnahan juga sangat ketat, mulai dari pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA), penilaian arsip, persetujuan pimpinan, hingga pelaksanaan pemusnahan dengan metode pencacahan atau pembuburan (pulping).
“Pemusnahan wajib disaksikan oleh minimal dua pejabat dari unsur hukum atau pengawasan, dan ditutup dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan,” jelasnya.
Mustoriah juga mengingatkan ancaman pidana dalam UU No. 43 Tahun 2009, yaitu hukuman penjara hingga 10 tahun dan denda Rp 500 juta bagi siapa pun yang memusnahkan arsip tidak sesuai prosedur.
Dilanjutkan oleh narasumber kedua Adha Putri Nur Cahyani Pelaksana Dinperpusar Kabupaten Demak yang menjelaskan terkait pengelolaan arsip bagi unit pengolah yang meliputi penataan arsip, pemberkasan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip dan pemanfaatan arsip. (Red-kmf/ist/apj).